Data controller
The companies listed above within the Holmström Group are responsible for the processing of your personal data and are responsible for ensuring that such processing takes place in accordance with applicable legislation.
When do we process your personal data?
In order to administer your property or for you to contact us for service or information, we must collect and process personal data about you. Holmströmgruppen collects and processes personal data about you when you apply for an apartment, when you live within our apartment portfolio, when you have moved, or when you are in contact with us regarding your accommodation.
What personal data do we process about you?
The personal data that the Holmström Group collects and processes about you as a tenant is different depending on where you are in the rental process:
Vid ansökan
• Namn
• Personnummer
• Adress
• Telefonnummer
• E-postadress
• Ekonomiska förhållanden
• Önskat boende (lägenhetsstorlek, behov av anpassat boende.)
• Boendeförhållanden vid tidpunkten för ansökan/intresseanmälan i form av
– hyresrätt (med uppgift om hyresvärdens namn)
– bostadsrätt (med uppgift om kontaktperson i bostadsrättföreningens styrelse)
– egna hem (med uppgift om fastighetsbeteckning) annat boende med uppgifter om referenser.
• Eventuell information den sökande själv angett i fritextfält i samband med ansökan
- Kontaktuppgifter till eventuella övriga som angivits i din ansökan (exempelvis borgensman)
The Holmström Group assumes that an application is valid until the applicant has been allocated an apartment or until the application is withdrawn.
When the rental relationship begins
• Name
• Social security number or coordination number (for non-registered persons)
• Address
• Phone number
• E-mail address
• Existence of security (e.g. guarantor)
• Presence of trustees/good man
• Financial information, account number, annual income, direct debit
• Accommodation form/category
While the lease is in progress, this is recorded
• Defaults
• Disturbances in the property
• Non-compliance with health, order and good condition
• Notice to the Social Welfare Board in connection with defaults or disturbances
- Bostadsanpassningar
- Hyresförhandlingar och tvister
- Entreprenad och underhållsarbete i din bostad /lokal
- Besiktningsprotokoll
- Byten och överlåtelsen
- Hyreslistor till revisorer, fastighetsvärderare, till mäklare och transaktionsrådgivare inför eventuell fastighetstransaktion
When the lease has ended
• Information in rental agreements and related documents may be saved for as long as it is necessary to monitor outstanding claims relating to the rental relationship.
• In the case of a tenant whose rental relationship has ceased due to his or her misconduct, the name, social security number, rental property, time of removal and brief indication of the reason for removal, except for criminal data, may be kept for a maximum of two years after the rental relationship has ended.
Why do we process data about you?
The Holmström Group processes your data for the purpose of:
- Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som hyresgäst så som administrering av ditt boende samt avisering av hyra.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, så som besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Ge dig relevant information gällande ditt boende
• Bedöma vilka betalningsmetoder vi kan erbjuda dig, t.ex. genom kreditbedömningar
• Följa tillämplig lagstiftning, t.ex. bokföringslagstiftning
The legal grounds for our processing of your personal data
Holmströmgruppen baserar behandlingen av dina personuppgifter på det avtal som ligger till grund för vår relation, ditt hyreskontrakt.
I vissa fall kan Holmströmgruppen ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav och i enlighet med laglig grund för våra åtagande som fastighetsägare och hyresvärd.
Vi behandlar dina personuppgifter, inklusive för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi behandlar, på vilken laglig grund vi behandlar dina personuppgifter och hur länge.
How long do we keep data about you?
Your personal data is only stored for as long as there is a need to save it in order to fulfil the purposes for which the data was collected in accordance with this policy. The Holmström Group may save the data for longer than that if it is needed to comply with legal requirements or to protect the Legal Interests of the Holmström Group, e.g. if there is a legal process going on.
Who do we disclose personal data to?
Holmströmgruppen kan komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part, såsom samarbetspartners och tjänsteleverantörer, när detta bedöms ligga inom ramen för det syfte för vilket uppgifterna samlades in.
Vi kan anlita tjänsteleverantörer för att utföra vissa uppgifter åt oss, exempelvis driftentreprenörer, byggentreprenörer och uthyrningsföretag. Dessa leverantörer agerar i sådana fall som våra personuppgiftsbiträden och hanterar uppgifterna enligt våra instruktioner. Detta gäller exempelvis vissa av våra IT-leverantörer. Vidare kan vi lämna ut personuppgifter till myndigheter och andra aktörer om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller myndighetsbeslut. Vi kan även dela uppgifter med våra rådgivare, såsom advokat- och revisionsbyråer. Observera att denna policy inte omfattar de fall där vi lämnar ut personuppgifter till aktörer som själva är personuppgiftsansvariga, såsom advokat- och revisionsbyråer. Dessa hanterar personuppgifter enligt sina egna villkor och dataskyddspolicys.
The protection of your personal data
You should always be able to feel safe when you provide us with your personal data. The Holmström Group has therefore taken the necessary security measures to protect your personal data against improper access, alteration and deletion. For example, all information about our tenants in IT systems that is protected through permission control and firewall is administered.
Your rights
The Holmström Group is responsible for ensuring that your personal data is processed in accordance with applicable legislation. The Holmström Group will, at your request or on its own initiative, correct, delete or supplement data that is found to be inaccurate, incomplete or misleading.
You have the right to request:
- Tillgång till dina personuppgifter.
Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per år, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats till eller ska lämnas ut. Du har rätt i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt. Begärt registerutdrag skickas per post till din folkbokföringsadress.
- Rättelse av dina personuppgifter.
We will, at your request, correct as quickly as possible the incorrect or incomplete data we process about you.
- Radering av dina personuppgifter.
This means that you have the right to request that your personal data be deleted if it is no longer necessary for the purposes for which it was collected. However, there may be legal requirements that we may not immediately delete your personal data in, for example, accounting and tax legislation. We will then end the processing for purposes other than complying with the legislation.
- Begränsning av behandling.
This means that your personal data is marked so that it can only be processed for certain defined purposes. Among other things, you can request restriction when you believe that your data is incorrect and you have requested correction under paragraph (b.). While the accuracy of the data is investigated, their processing will be restricted.
The Holmström Group will inform each recipient to whom the personal data has been disclosed as described above of any corrections or deletions of data and restriction of the processing of data.
Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen. Mer information hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida: https://www.imy.se/
Ändringar av Policyn
Vi kan från tid till annan komma att göra ändringar i denna Policy. Den senaste versionen av Policyn finns alltid tillgänglig på vår hemsida
Contact
Om du har några frågor om vår personuppgiftsbehandling kan du kontakta oss på info@holmstromgruppen.se
